《婚姻登记档案管理办法》以《档案法》《婚姻登记条例》为立法依据,构建了分类归档—保管利用—移交销毁的全链条管理体系,涵盖档案定义、管理职责、归档范围等核心内容。
该办法明确婚姻登记档案是登记机关在结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证过程中形成的凭证性记录,确立了统一领导、分级管理的管理体制,要求登记机关履行材料收集归档、制度建设、保管利用、移交等法定职责。
在归档范围上,办法按登记性质细分四类材料:
一、结婚登记类需归档审查处理表、声明书、身份证件复印件等。
二、撤销婚姻类包含撤销决定、申请书、判决书等。
三、离婚登记类涵盖审查处理表、离婚协议书等。
四、补发证件类需保存补领声明书、档案记录证明等。
结合《民法典》实施后的调整,离婚登记档案还需增加离婚冷静期相关材料,如撤回申请确认单等。同时,办法明确电子文件需与纸质文件一并归档,参照《电子文件归档与管理规范》执行,形成纸质+电子双轨管理模式。
保管与利用环节,规定档案保管期限为100年,可延长至永久,利用时需区分当事人查阅、公权力机关查阅等不同情形,明确不得外借、仅限当场查阅的核心要求。
婚姻登记材料的立卷归档遵循法定原则与标准流程,核心围绕规范有序、便于保管、保障利用三大目标展开,具体原则在《婚姻登记档案管理办法》中有明确界定:
一、年度归档与一人一卷结合原则:要求材料按年度归集,且一对当事人的全部登记材料组成一卷,确保档案与主体的对应性。
二、材料有序排列原则:卷内材料需严格按办法规定的顺序排列,如结婚登记类按审查处理表、声明书、证件复印件的顺序整理,保证档案结构清晰。
三、保管优先原则:体现在以利于长期保存的方式固定案卷,统一使用A4规格材料,复印件与照片需图像清晰。
四、分类编号原则:要求按结婚、撤销婚姻、离婚、补发证件四类分类,按登记时间排序,加盖归档章并填写全宗号、年度等信息。
五、目录规范原则:需按类别编制档案目录,每年目录装订成册并留存三份。
这些原则与《档案法》中档案的收集、整理应当遵守法律、行政法规规定的要求相衔接,既确保了档案的规范性,又为后续利用与移交奠定基础。