当被告身处国外时，办案机关若需送达传票，可以如下处理：

1.具体而言，办案机关需制作刑事司法协助请求书，并附上相关材料，这些材料旨在详细说明案件背景、被告身份、传票内容等必要信息。

2.该请求书需经所属主管机关审核同意，再由对外联系机关及时向外国提出请求，以协助完成传票的送达工作。这一过程确保了跨国司法协助的规范性和有效性。